Gestión del tiempo en el trabajo. Sergio Fernández

Según Sergio Fernández, en su charla de “Productividad y Gestión del Tiempo“. Para gestionar bien el tiempo en el trabajo, hay que seguir las siguientes recomendaciones:

  1. Elimina distracciones e interrupciones: no entres 20 veces al correo,  determina un momento del día para revisarlo. Silencia el móvil, y dile a tus compañeros que cuando uses cascos, o te pongas un pañuelo por ejemplo, no te interrumpan si no es urgente. Ten una botella de agua en la mesa para no levantarte varias veces al día.
  2. Trabaja por bloques de tareas, agrúpalas y hazlas a la vez, ahorrarás tiempo de meter contraseñas, abrir excels, etc.
  3. Planifica tu trabajo, o a final de la jornada, o al comienzo, dedica al menos 2 horas a tu proyecto, y después te encargas de papeleos, llamadas, mails y demás tareas más pequeñas.
  4. Aprende a decir no a planes que no te apetecen y a cosas que no puedes o quieres asumir, siempre que no sean parte de tu trabajo. Si puedes, no quedes con nadie un día a la semana, para liberar agenda y decide ese mismo día qué te apetece hacer y con quien te apetece quedar o simplemente estar solo.
  5. Lleva todo en listas, ahorrarás tiempo en pensar:
  • Lista de la compra.
  • Lista de libros, pelis, documentales, series que quieres ver.
  • Lista de recados para acumular y hacer en bloque.
  • Lista de temas a tratar en una reunión.
  1. Anotar en agenda/ calendario:

Anota fechas importantes, recordatorios citas, deadlines (fecha límite de algunas tareas) y qué tareas hay que hacer en el día, solo lo más importante.

Las reuniones a partir de la 13:30, así la gente no se enrolla porque se quieren ir a comer, y es más efectiva.

  1. Correo electrónico:

Crea 3 carpetas para filtrar los correos del día:

  • PRIORIDAD_alta: temas a solucionar en el momento
  • PRIORIDAD_media: temas a solucionar en la semana
  • PRIORIDAD_baja: temas a solucionar cuando se tenga tiempo

Después, según cada trabajo, crea carpetas y subcarpetas de almacenamiento, para tener todo organizado y encontrarlo con facilidad.

Una vez filtrados, nos encargamos de cada carpeta por separado.

Usa filtros para que los mensajes no aparezcan en la bandeja de entrada, y fija un día en el que te vas a dedicar a esa carpeta, por ejemplo, crea una carpeta de “Formación” para las suscripciones a blogs, artículos interesantes, etc. y dedícales un rato, por ejemplo, los viernes y nómbrala como “Formación_viernes”, así llegarán directamente los correos a esa bandeja, y sabes que el viernes la abres y lees todo.

Cuando contestes a los mails, dedica cada tema en un correo, te será más fácil recuperar la información en el futuro.

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